Spacetalk Schools Communication Systems Integritetspolicy

Uppdaterad: 03 juli 2023

Vi är MGM Wireless Holdings Pty Ltd (hädanefter kallat "Spacetalk Schools"). Vi säljer School News Channel™, messageyou™, Watchlists™, Outreach™, Rollmarker™ och Smartsync™ ("Spacetalk Schools Service"). Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, avslöjar och skyddar information som gäller våra tjänster till användare av Spacetalk Schools Service, ägare och användare av våra tillhörande programvaruapplikationer.

När du använder Spacetalk Schools litar du på att vi hanterar din information. Vi är fast beslutna att behålla det förtroendet. Det börjar med att hjälpa dig att förstå vår integritetspraxis och dina val avseende denna information, i enlighet med Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act) och de australiska integritetsprinciperna (APP). Ingenting är viktigare för oss än våra kunders säkerhet och integritet. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att uppgifter som vi har i vår besittning eller kontroll hålls säkra och inte missbrukas. Att göra våra kunder medvetna om vår integritetspolicy är en del av vårt åtagande att ge dig bästa möjliga service, så ta en stund att läsa följande policy och ta reda på hur vi hanterar personuppgifter.

Vi upprätthåller och ser regelbundet över denna integritetspolicy och vidtar rimliga åtgärder för att följa den australiensiska integritetslagen, allt i den utsträckning det är tillämpligt och så långt det är rimligt praktiskt under omständigheterna för att hantera vår verksamhet. För att säkerställa att dina personuppgifter förblir konfidentiella kommunicerar vi denna integritetspolicy till alla våra anställda och gör denna integritetspolicy lätt tillgänglig och åtkomlig för alla kunder, klienter och tjänsteleverantörer. Observera att kursiverade ord och fraser i denna integritetspolicy har de betydelser som anges i Australian Privacy Act.

OM SPACETALK SKOLSYSTEM

School News Channel™, messageyou™, Watchlists™, Outreach™, Rollmarker™ och Smartsync™ ägs av MGM Wireless Holdings Pty Ltd, ett helägt dotterbolag till Spacetalk Ltd, ett publikt bolag noterat på Australian Stock Exchange (ASX bolagskod: SPA) ABN 93 091 351 530.

Spacetalk Ltd:s ledning och bolagsstyrning är strikt reglerad av ASIC, ASX och andra australiensiska federala och delstatliga myndigheter, och bolaget följer bästa praxis för bolagsstyrningsrutiner och policyer där så är möjligt.

VILKEN PERSONLIG INFORMATION VI SAMLAR IN, LAGRAR OCH ANVÄNDER

Vi kommer endast att samla in personuppgifter från dig om det är rimligt nödvändigt för att tillhandahålla tjänster till dig. Vi kommer endast att samla in personuppgifter för de ändamål som vi informerade dig om att vi samlade in dem för, eller ett relaterat ändamål, som rimligen kan förväntas eller på annat sätt med ditt tillstånd. Personuppgifter som vi kan samla in och lagra inkluderar:

Personlig information:

Förnamn, efternamn, födelsedatum, kön, användarnamn eller liknande identifierare och titel
Kontaktuppgifter: faktureringsadress, e-postadress och telefonnummer
Kontaktuppgifter från tredje part: namn (eller smeknamn), telefonnummer och foto (valfritt)
Finansiella uppgifter: betalkortsuppgifter eller bankkontouppgifter. Vi gör detta genom att be dig fylla i ett ansökningsformulär. Vi kan också be dig om denna eller liknande information personligen
Transaktionsuppgifter: uppgifter om betalningar till och från dig och andra uppgifter om produkter och tjänster som du har köpt av oss
Information som är nödvändig för ett köp eller en tjänsteförfrågan, för att registrera sig för ett seminarium eller delta i en onlineundersökning eller för att inkluderas i e-postlistan.
Information som är nödvändig för att stödja funktionen i våra produkter, till exempel uppgifter om elev, skola och förälder/vårdnadshavare. Vi behåller inte denna information för några andra ändamål än att registrera närvaro, dirigera meddelanden, bestämma den fysiska platsen för elever och deras enheter och leverera annan kommunikation till rätt skola, föräldrar och vårdgivare.
Din IP-adress; datum, tid och varaktighet för ditt besök på vår webbplats; antalet sidor du har laddat ner; och vilken typ av webbläsare du använder.

Vi kommer endast att samla in känslig information om dig om det anses rimligt nödvändigt för oss att samla in sådan information för att vi ska kunna utföra våra funktioner eller aktiviteter och du samtycker, eller om insamling krävs enligt lag eller annat undantag enligt Australian Privacy Act.

Förutom som leverantör av kommunikation, finansiella tjänster eller platsinformation samlar vi inte in eller använder information som rör skolor, skolpersonal, barnomsorg, elever eller deras föräldrar eller vårdnadshavare.

Vi använder endast personuppgifter om föräldrar och skolpersonal med deras informerade samtycke eller på annat sätt som anges i denna sekretesspolicy. Vi använder denna information för att hålla dem uppdaterade om de senaste produktmeddelandena, programuppdateringarna, specialerbjudanden och annan information.

Från tid till annan kan vi också använda personuppgifter för att kontakta kunder för att bjuda in andra föräldrar och vårdnadshavare att gå med eller marknadsföra Spacetalk Schools system eller tjänster, delta i en marknadsundersökning, så att vi kan mäta kundnöjdhet och utveckla bättre produkter.

Vi använder inte personuppgifter för något annat ändamål.

HUR VI SAMLAR IN DIN PERSONLIGA INFORMATION

Vi kommer i allmänhet att samla in ovanstående personuppgifter direkt från dig. Vi samlar också in personuppgifter från dig på olika sätt, t.ex. när du kommunicerar med oss, när du fyller i en ansökan eller ett formulär eller en enkät, om du söker jobb hos oss, om vi tillhandahåller en produkt eller tjänst till dig eller när du deltar i någon av våra aktiviteter. Vi kan också behålla meddelanden som du skickar via tjänsten. Vi använder denna information för att driva, underhålla och tillhandahålla dig funktionerna och funktionaliteten i tjänsterna. Vi kan också använda denna information för att korrespondera med dig och för att ta itu med eventuella problem som du tar upp om tjänsterna. Vi kan också samla in data och personuppgifter om enskilda personer från tredje part, t.ex. en skola eller en myndighet.

DE SYFTEN FÖR VILKA VI SAMLAR IN, FÖRVARAR, ANVÄNDER OCH LÄMNAR UT PERSONUPPGIFTER

Vi samlar in personuppgifter som är rimligt nödvändiga för en eller flera av Spacetalk Schools servicefunktioner enligt vad som anges ovan i denna Integritetspolicy och innefattar att:

underhålla dina konto- och kontaktuppgifter;
göra det möjligt för dig att ladda ner och köpa våra produkter och tjänster;
göra det möjligt för dig att använda och interagera med våra produkter och tjänster;
behandla transaktioner och slutanvändarrelaterad information, inklusive bekräftelser och fakturor;
bedriva vår verksamhet, generera innehåll och tillhandahålla kundsupport och betalningsalternativ;
kommunicera med dig;
ge dig tillgång till skyddade delar av webbplatsen, - genomföra undersökningar för att fastställa användning och tillfredsställelse;
kontrollera att uppgifterna är korrekta eller fullständiga;
förbättra kvaliteten på våra tjänster och utveckla nya;
hålla dig underrättad om programuppdateringar, tekniska uppdateringar, säkerhetsvarningar samt support- och administrativa meddelanden;
skicka marknadsföringskommunikation till dig;
genomföra undersökningar för att fastställa användning och tillfredsställelse;
upptäcka, utreda och förhindra potentiellt olagliga handlingar eller försummelser eller handlingar eller försummelser med potential att bryta mot vår integritetspolicy eller någon annan policy;
uppfylla våra rättsliga skyldigheter;
kombinera eller sammanställa dina personuppgifter med uppgifter som vi samlar in från tredje part och använda dem för de ändamål som anges i denna integritetspolicy;
skydda en persons rättigheter, egendom eller säkerhet;
kreditupplysningsändamål; och
något annat syfte som framgår av denna Integritetspolicy eller annan policy.

Vi kommer inte att använda eller lämna ut dessa uppgifter för ett sekundärt ändamål, såvida du inte samtycker till att vi gör det, eller om vi under rådande omständigheter anser att du rimligen kan förvänta dig att vi använder eller lämnar ut uppgifterna för ett sekundärt ändamål och att det sekundära ändamålet är relaterat till det primära ändamålet. Om vi har känsliga uppgifter om dig kommer vi endast att lämna ut eller använda dessa uppgifter med ditt samtycke eller om användningen eller utlämnandet är direkt relaterat till det primära syftet.

Observera att vi också kommer att använda eller lämna ut dina personuppgifter eller känsliga uppgifter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller ett domstolsbeslut; eller om vi rimligen tror att användningen eller utlämnandet av uppgifterna är rimligen nödvändigt för en verkställighetsrelaterad aktivitet eller på uppdrag av ett verkställighetsorgan, i vilket fall vi kommer att göra en skriftlig notering om användningen eller utlämnandet eller om ett annat undantag gäller enligt Australian Privacy Act.

ANONYMITET OCH PSEUDONYMITET

Spacetalk Schools kommer att tillåta sina kunder att handla med dem anonymt eller genom att använda en pseudonym, när det är rimligt och praktiskt genomförbart.

Detta kommer dock inte att vara möjligt om Spacetalk Schools enligt lag eller annat instrument är skyldigt eller bemyndigat att hantera kunder som har identifierats på lämpligt sätt, eller om det är praktiskt ogenomförbart för oss att hantera personer som inte har identifierat sig eller som föredrar att använda en pseudonym.

VEM LÄMNAR VI UT DIN INFORMATION TILL?

Eftersom Spacetalk Schools är en del av en global verksamhet och koncern kan information komma att delas med andra Spacetalk Schools affärsenheter runt om i världen. Informationen kommer att behandlas konfidentiellt och endast lämnas ut vid behov.

Data kommer att skyddas i enlighet med denna integritetspolicy. Vi kommer inte att hyra ut eller sälja din information till tredje part utanför Spacetalk Schools och dess koncernbolag (inklusive eventuella moderbolag, dotterbolag och närstående bolag) utan ditt samtycke, förutom vad som anges i detta avsnitt.

Vi arbetar med andra företag som hjälper oss att tillhandahålla våra system och tjänster till våra kunder, och vi kan komma att lämna uppgifter till dessa företag i syfte att tillhandahålla tjänster och produkter till dig och för att underlätta våra intressen enligt ovan. Dessa tjänsteleverantörer kommer endast att ges tillgång till din information som rimligen är nödvändig för det syfte som vi har anlitat tjänsteleverantören för, och vi kommer att kräva att sådana tredje parter följer våra standarder och alla tillämpliga lagar.

För att vi ska kunna förse dig med information om våra produkter och tjänster kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till kreditupplysningsföretag och andra tredje parter. De uppgifter som vi kan komma att lämna ut för kreditupplysningsändamål innefattar bland annat

det faktum att du har ansökt om kredit och beloppet;
det faktum att vi är en kreditgivare till dig; och
betalningar som förfallit till betalning och för vilka inkassoåtgärder har inletts.

Vi kan också använda dina personuppgifter för att:

från ett kreditupplysningsföretag inhämta en kreditupplysning som innehåller personuppgifter om dig i samband med en kommersiell kredit som vi tillhandahåller;
erhålla en rapport som innehåller information om din affärsverksamhet eller kommersiella kreditvärdighet från ett företag som tillhandahåller information om en persons kommersiella kreditvärdighet; och
inhämta en rapport från ett kreditupplysningsföretag och annan information i samband med din kommersiella kreditverksamhet.

Vi kan ibland dela kontaktinformation om sina skol- eller barnomsorgskunder (inte personlig information om elever eller deras föräldrar eller vårdgivare) med noggrant utvalda teknikföretag för att hålla kunderna informerade om relaterade produkter och tjänster.

Spacetalk Schools kommer inte att lämna ut någon information om elever eller föräldrar/vårdnadshavare om inte:

vi anser eller har rimliga skäl för att utlämnandet är nödvändigt för att förhindra eller minska ett allvarligt och överhängande hot mot den berörda personens eller någon annan persons liv eller hälsa, eller
utlämnandet krävs eller är tillåtet enligt eller med stöd av lag, eller
utlämnandet är rimligen nödvändigt för att verkställa strafflagstiftningen eller en lag som föreskriver böter, eller för att skydda den offentliga inkomsten, eller
ett annat undantag gäller enligt Privacy Act.

Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part som du uttryckligen ber oss att skicka personuppgifterna till eller till tredje part som du samtycker till att vi delar dina personuppgifter med.

HANTERING AV OÖNSKAD PERSONLIG INFORMATION

Om vi råkar få personuppgifter om dig från en annan källa än dig, eller om det är uppgifter som du har tillhandahållit och som vi inte har begärt, åtar vi oss att inom rimlig tid avgöra om vi kunde ha begärt sådana personuppgifter i enlighet med, och i tillämpliga fall, Australian Privacy Act. Om så är fallet får vi använda och behandla den informationen på samma sätt som om vi hade samlat in den enligt den australiska sekretesslagen (APP).

Om vi fastställer att vi inte kunde ha samlat in informationen enligt APP, kommer vi att åta oss att förstöra eller avidentifiera den informationen inom en rimlig tidsperiod.

VAR VI LAGRAR DINA PERSONUPPGIFTER

Du har rätt att få veta var dina personuppgifter lagras.

Alla dina personuppgifter lagras i Australien: De personuppgifter vi samlar in från dig lagras på säkra informationstekniksystem i Australien.

DIREKTMARKNADSFÖRING

Spacetalk Schools kommer endast att använda den personliga information vi har om dig för direktmarknadsföring om:

vi samlade in den berörda informationen;
vi tror att du rimligen skulle förvänta dig att vi använder eller lämnar ut informationen för direktmarknadsföring; och
vi ger dig möjlighet att begära att vi inte använder informationen för direktmarknadsföring - och du har inte utnyttjat detta erbjudande.

Om vi har samlat in den berörda informationen (som inte är känslig information) från dig och du inte rimligen kan förvänta dig att vi använder eller lämnar ut informationen för direktmarknadsföring, eller om vi har samlat in informationen från någon annan än dig, kommer vi endast att använda eller lämna ut informationen med ditt samtycke eller om det inte är praktiskt möjligt att inhämta ditt samtycke. I vilket fall som helst kommer vi att förse dig med ett enkelt sätt genom vilket du kan begära att inte få direktmarknadsföringskommunikation från Spacetalk Schools.

Vi åtar oss att när vi använder eller lämnar ut personuppgifter som vi har om dig för direktmarknadsföringsändamål, kommer dessa direktmarknadsföringsmaterial att ge dig möjlighet att förklara att du inte vill få sådant material i framtiden. På begäran kommer vi att upplysa dig om källan till all information som vi använder eller lämnar ut för direktmarknadsföringsändamål, oavsett om direktmarknadsföringen görs av oss eller av en annan organisation, och vi kommer att ge dig möjlighet att begära att vi eller den andra organisationen inte skickar direktmarknadsföringsinformation till dig. Vi kommer inte heller att ta ut någon avgift för denna begäran och vi kommer att åtgärda den inom en rimlig tidsram. Du kan också begära att vi inte använder eller lämnar ut information för att underlätta direktmarknadsföring från andra organisationer.

INTERNATIONELL ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

Vi kommer inte att överföra personlig information om en individ till någon som befinner sig i ett främmande land. Spacetalk Schools rekommenderar att all information lagras inom Australien. Vi använder endast direkt meddelandestyrning till australiensiska kommunikationsleverantörer. Alla våra leverantörer är skyldiga att förbinda sig att följa de australiensiska integritetsprinciperna.

Policy för användning av internationella kommunikationsoperatörer

Vi använder mobiltelefonoperatörer som är baserade i det land där skolan är belägen för vår SMS-kommunikation. När det är möjligt kommer vi inte att handla med operatörer som tillåter att deras tjänster tillhandahålls av offshore-aggregatorer med "lägsta kostnad" eller operatörer som använder ospecificerad routing. Att använda offshoreoperatörer kan innebära en mycket hög risk för missbruk av konfidentiella uppgifter om elever, föräldrar/vårdnadshavare och skolor och ett potentiellt brott mot sekretesslagar. Sådana tjänster är också kända för att vara opålitliga och olämpliga att använda när en elevs säkerhet är i fara.

OM VI INTE KAN SAMLA IN DIN PERSONLIGA INFORMATION

Om du inte förser oss med de personuppgifter vi har begärt kan det hända att vi inte kan förse dig med en lämplig produkt eller uppfylla någon av våra primära funktioner och aktiviteter.

ANTAGANDE, ANVÄNDNING ELLER UTLÄMNANDE AV MYNDIGHETSRELATERADE IDENTIFIERARE

Som allmän praxis samlar vi inte in eller använder myndighetsrelaterade identifierare. Under alla omständigheter kommer vi inte att använda eller avslöja en myndighetsrelaterad identifierare om det inte är rimligt nödvändigt för en verkställighetsrelaterad aktivitet av eller på uppdrag av ett verkställighetsorgan. Vi kan också använda eller lämna ut en myndighetsrelaterad identifierare som rör dig om vi tillåts eller är skyldiga att göra det enligt lag eller förordning.

KVALITET PÅ PERSONLIG INFORMATION

Vi vidtar alla åtgärder som är rimliga med hänsyn till omständigheterna för att säkerställa att de personuppgifter som vi samlar in från dig är korrekta, aktuella och fullständiga. När vi samlar in uppgifter direkt från dig förlitar vi oss på att du tillhandahåller korrekta uppgifter och vi kanske inte anser att ytterligare åtgärder krävs. Vi kommer också att vidta alla åtgärder som är rimliga under omständigheterna för att säkerställa att de personuppgifter vi använder eller lämnar ut är korrekta, uppdaterade, fullständiga och relevanta i förhållande till det syfte för vilket vi använder eller lämnar ut uppgifterna.

SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot missbruk, störningar, förlust, obehörig åtkomst, ändring och olagligt utlämnande. Personuppgifter som inte längre behövs kommer att raderas eller anonymiseras.

ANMÄLNINGSPLIKTIGT DATAINTRÅNG

Om det sker en personuppgiftsincident och vi är skyldiga att följa bestämmelserna om anmälan av berättigade personuppgiftsincidenter enligt australiensisk sekretesslagstiftning och/eller andra bestämmelser eller lagar, kommer vi att vidta alla rimliga åtgärder för att begränsa den misstänkta eller kända incidenten där så är möjligt och följa följande process som anges i denna klausul.

Vi kommer att vidta omedelbara åtgärder för att begränsa ytterligare åtkomst eller distribution där så är möjligt. Om vi har rimliga skäl att misstänka att dataintrånget sannolikt kommer att leda till allvarlig skada för berörda personer, kommer vi att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att en bedömning genomförs inom 30 dagar efter intrånget eller tidigare, om möjligt. Om vi rimligen fastställer att det inte är sannolikt att dataintrånget kommer att leda till allvarlig skada för någon av de berörda personerna eller att de korrigerande åtgärder vi vidtar lyckas göra att allvarlig skada inte längre är sannolik, kommer ingen anmälan eller något uttalande att göras.

Om vi, efter en bedömning och eventuella korrigerande åtgärder, fortfarande har rimliga skäl att tro att allvarlig skada är sannolik, kommer vi så snart det är praktiskt möjligt att tillhandahålla ett uttalande till var och en av de personer vars uppgifter utsattes för intrång eller som är i riskzonen. Utlåtandet kommer att innehålla information om intrånget och rekommendationer om vilka åtgärder varje enskild person bör vidta. Vi kommer också att lämna en kopia av uttalandet till Office of the Australian Information Commissioner. Vi kommer sedan att granska incidenten och vidta åtgärder för att förhindra framtida överträdelser.

DIN RÄTT TILL TILLGÅNG TILL, RÄTTELSE AV OCH RADERING AV PERSONUPPGIFTER

Enligt sekretesslagarna kan du ha rätt till:

Begär en kopia av din information;
Begära att vi korrigerar felaktigheter som rör din information;
Begära att din information raderas eller att vi begränsar åtkomsten till den;
begära en strukturerad elektronisk version av din information; och
Invända mot vår användning av din information.

Om du vill göra en begäran avseende din personliga information, vänligen kontakta oss på schoolsupport@spacetalk.co.

Under vissa omständigheter kan det hända att vi inte kan tillmötesgå en begäran som du gör avseende dina personuppgifter. Det kan till exempel hända att vi inte kan tillhandahålla en kopia av din information om den gör intrång i en annan användares rättigheter. Vi kan också vara skyldiga att behålla viss information som du ber oss att radera av olika skäl, till exempel om det finns ett lagkrav på att göra det. I vissa fall kan du ha delat din information med tredje part, t.ex. genom att publicera en design på en tredje parts webbplats. I sådana fall kan vi inte radera informationen, utan du måste kontakta den tredje parten direkt.

Om vi inte kan lösa din begäran, eller om du är orolig för en potentiell överträdelse, kan du ha rätt att rapportera problemet eller lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i din jurisdiktion.

Du kan ha särskilda rättigheter när det gäller din information beroende på var du bor.

BARNS INTEGRITET

Även om vissa av våra produkter är avsedda för barns säkerhet och för att stödja vårdnadshavare och personer med föräldraansvar att övervaka och skydda sina barns säkerhet, begär vi inte medvetet personuppgifter från barn och tjänsterna erbjuds inte till barn.

INTEGRITET - FÖRFRÅGNINGAR, BEGÄRANDEN, KLAGOMÅL, ÖVERTRÄDELSER

Förfrågningar om denna integritetspolicy eller de personuppgifter som vi kan ha om dig ska ställas till vår kundtjänst, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om du tror att dina personuppgifter som vi innehar kan ha äventyrats på något sätt eller om du har andra klagomål eller frågor som rör integritetsskydd, bör du också ta upp frågan med en representant för vår kundtjänst så snart som möjligt. Vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina krav utreds och ett formellt svar kommer att lämnas till dig inom rimlig tid, med beaktande av omständigheterna kring dina krav. Om utredningen visar att det krävs korrigerande åtgärder, kommer vi att vidta alla rimliga åtgärder för att rätta till situationen och meddela dig om detta, återigen inom rimlig tid med hänsyn till omständigheterna. Om vi inte löser din fråga, ditt problem eller ditt klagomål på ett tillfredsställande sätt eller om du behöver ytterligare information om integritetsfrågor, vänligen kontakta den relevanta tillsynsmyndigheten, vars kontaktuppgifter finns nedan.

Kontoret för den australiska informationskommissionen:

Telefon:	1300 363 992
E-post:	enquiries@oaic.gov.au
Kontorets adress:	Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 200, Australien
Postadress:	GPO Box 5218, Sydney NSW 2001, Australien
Hemsida:	www.oaic.gov.au

Kontakt med Spacetalk Schools:

Entitet:	MGM Wireless Holdings Pty Ltd
Telefon:	1800 300 346
E-post:	schoolsupport@spacetalk.co
Kontorets adress:	Level 2, 104 Frome St, Adelaide SA 5000, Australien
Postadress:	Level 2, 104 Frome St, Adelaide SA 5000, Australien
Hemsida:	www.spacetalk.co/pages.schools